Administración del Tiempo

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

La administración del tiempo; es uno de los recursos más apreciados. Sin embargo, se trata de un bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es imposible de recuperar. Si se malgasta, se derrocha algo muy valioso. Para aprender a valorar el tiempo y a planificar el estudio y el trabajo, tanto a corto como a medio y largo plazo, es imprescindible:

·       Identificar metas, objetivos y prioridades.

·       Conocer las prácticas habituales en cuanto a la organización y planificación del tiempo.

·       Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificación del tiempo.

·       Seleccionar las estrategias más idóneas para alcanzar las metas, los objetivos y las prioridades.

·       Lograr habilidades suficientes en la administración del tiempo que sirvan tanto en la vida académica como en la vida profesional. 

La administración del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de los administradores.

ALGUNAS DE LAS CARACTERÍSTICAS DEL TIEMPO SON:  

·       Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.  

·       Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias aun emprendedor.

·       Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen.

·       No se puede comprar.

·       No se puede atrapar, detener o regresar.

·       Es lo más valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado de efectividad.

·       Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.

PRINCIPIOS BÁSICOS PARA ADMINISTRAR CON EFICIENCIA EL TIEMPO:  

·       Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15 minutos cada una, facilita la utilización efectiva del tiempo.

·       Esta comprobado y es un principio fundamental de la planeación del tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados.

·       Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los últimos 20 minutos de labores, en planear el día siguiente.

·       El tiempo del emprendedor rara vez se utiliza exactamente como el lo planea. Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos.

·       Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados, más que por la pura casualidad.

·       El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que los emprendedores deben utilizar su tiempo en relación a la importancia de sus actividades.

·       El establecer un determinado tiempo o fechas limites para cumplir con los compromisos de los emprendedores, ayuda al resto del grupo de trabajo a sobreponerse a la indecisión y a la tardanza.

·       Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los esfuerzos en cada actividad.

·       No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones con resultados.

·       El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado a las necesidades de cada situación en particular, ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por sí mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo.  

·       Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hábito que desperdicia Tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presión de las fechas límite establecidas.

·       Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible.

·       Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repetición de acciones y reducir las interrupciones a un mínimo como contestar o hacer llamadas telefónicas.

·       El mantener a la vista la agenda del día facilita el administrar correctamente el tiempo.

·       El registro de como se piensa utilizar el tiempo en el día, en la semana o en el mes debe ser detallado, ya que omitir detalles es tan perjudicial para los objetivos del registro del tiempo, como confiar en la memoria o establecer metas irreales. 

La importancia de estar preparado.

Hace unos días caminaba dentro de una tienda departamental de un centro comercial en el Distrito Federal cuando a mi lado un Padre de Familia se dio cuenta de que uno de sus 2 hijos – la más pequeña – no estaba a su lado - , empezó a llamarlo con un tono de voz mas alto hasta que éste adquirió un tono desesperado y empezó a correr alrededor de la tienda gritando su nombre. En su carrera por encontrarla pasó cerca de una puerta y vi como dudó en salir a buscarla en el resto de la plaza comercial o seguir dentro de la tienda, estoy seguro que en ese momento se sintió el hombre mas solo del mundo pese a que estaba rodeado de gente. Yo que tenía la cabeza un poco más fría detuve a un empleado de la tienda lo tomé del brazo y le explique la situación pidiéndole que diera la orden para cerrar las puertas de inmediato, con voz pausada me dijo , señor “no se preocupe en cada salida hay un empleado que no permite que salga ningún niño solo, y ya dimos aviso por radio a nuestros compañeros”; inmediatamente me sentí más tranquilo pese a que la niña aun no aparecía. Pasaron aun 3 o 4 largos minutos hasta que escuchamos la voz de tranquilidad del padre cuando pudo encontrar a su hija detrás de un sillón , viendo un programa de televisión.

Situaciones como ésta nos pueden suceder a todos durante cada día, y con toda seguridad le puedo decir que no estamos 100% preparados para orientarnos a la solución y no dejarnos llevar por el problema.

¿No le parece valioso invertir algunas horas de cada semana para tener planes de contingencia ante situaciones que sabemos que si se presentan serán desagradables pero ante las que podemos estar mejor preparados?

Déjeme compartir algunas inquietudes

• ¿Qué hacer en caso de un accidente vial?

• ¿Qué hacer en caso de que cualquier miembro de su familia fallezca? Es interesante conocer la serie de trámites que hay que seguir. NO estaría de más hablar con quien puede hacerse cargo de esto mientras Ud enfrenta la pena.

• Si Ud. Extravía su coche, tiene documentos guardados que le permitan hacer una reclamación rápida ante el seguro, mas aun ¿tiene un seguro?

• Si Ud tiene hijos , ¿tienen como familia un plan que seguir en caso de que alguno de ellos se extravíe o no llegue a casa a una hora determinada?

• Si en su casa alguien más contesta el teléfono ¿esta persona ha sido entrenada para no proporcionar datos a quien pueda llamar con intenciones no muy claras?

• Ha pensado en contratar un seguro de Hogar con responsabilidad civil, son muy accesibles y protegen un patrimonio que con frecuencia pensamos que no sufrirá ningún daño.

En fin seguramente Ud podrá imaginar una lista más larga de situaciones importantes ante las que puede estar prevenido y ahorrar mucho tiempo si destina solo unas cuantas horas a elaborar un Plan de Contingencia.

¡Recuerde que los obstáculo se verán grandes o pequeños según Ud. Sea grande o pequeño!

La Rueda del Tiempo

En esta era todos tenemos Reloj, pero nadie tiene tiempo

Hola,

Deseo referirme a un tema muy breve en esta ocasión : la Planificación . Por si misma nos podría llevar decenas de lineas de texto, sin embargo quiero que Ud. tenga algunos elementos inmediatos para hacer de este hábito una práctica cotidiana.

La Planificación es una actividad que particularmente en nuestra cultura latina tendemos a dejar a un lado por parecernos poco redituable, sujeta a muchas adversidades y posiblemente sea una "pérdida de tiempo" sin embargo amigo lector le puedo asegurar que tal como en el cuento de Alicia en el país de las Maravillas , "el que no sabe a donde va, cualquier camino le lleva ahí". Puedo sugerirle que la planeación es una actividad que tiene que ver mucho con su estado de ánimo más que con una técnica en si misma. ¿Se ha preguntado porque cuando se acerca el fin de cada año , todos hacemos planes y nos fijamos metas para el que viene?. . . es su estado de ánimo que le dicta que debe renovarse y trazar un nuevo camino. Sugiero entonces que cada mañana destine solo 2 minutos a Planear su día mentalmente, pero no comience por a angustiarse por todo lo que tiene que hacer, sino por serenarse : Es de mañana se ve sentado junto auna cascada. Esta rodeado por enormes rocas. Es un paraje sombreado, con destellos de sol asomándose entre las rocas. Sentado junto a una cascada Ud. siente el sol en su rostro.
En este ámbito acogedor, piense piense en lo que le gustaría hacer hoy. Permita que el agua de la cascada lo limpie de acosos y obligaciones. Mientras escucha el fragor del agua y siente las húmedas gotas de espuma en la piel, observe como se disipa la rutina. ( si esto lo desea hacer más real, le invito a intentarlo mientras se ducha por la mañana).
En la Asociación de Diagnostico de Dallas, USA, pacientes que sufren del mal del tiempo - definido como una sensación crónica de lucha vs el reloj - son sometidos a un Test sencillo. Se les pide que se relajen, cierren los ojos y "sientan" el transcurso de un minuto", el Fundador de la clínica indica que el "minuto" promedio de los pacientes es de sol o"treinta segundos" . . . el record de uno de sus pacientes es de "cinco segundos". Este ejercicio ilustra que nuestra sensación crónica de luchar contra el reloj comprime nuestra percepción del tiempo hasta que dejamos de percibirlo correctamente. Sin duda esta distorsión es parcialmente culpable de nuestra precipitación constante. Si no sabemos juzgar un solo minuto con precisión, ¿como sabremos lo que podemos realizar razonablemente en un día entero?. En resumen le sugiero restablecer su ritmos natural cada mañana y permanecer en sincronía con el tiempo real.

Finalmente si a lo largo del día se siente abrumado le sugiero una técnica para Liberarse del Reloj. Cierre los ojos. Visualice una carátula de Reloj, blanca y redonda. Concéntrese en el reloj e imagine los números 12, 6, 3 y 9. Fije la manecilla de los minutos y las horas en el numero "12". Desplace las manecillas lentamente, en contra del sentido del reloj. Sienta el movimiento con los ojos y mientras van dando vuelta borre los números del reloj. Sin la presión del tiempo, Ud se puede concentrar en el ahora y examinar la situación real que esta enfrentando, inténtelo se sorprenderá . . .

Hasta la próxima

¿Problemas con el orden en su escritorio?

Segun el genio Albert Einstein 3 reglas importantes existen en el trabajo:

1. Sin confusión, encontraras simplicidad


2. sin discordia, armonía


3. Y en medio de las dificultades las oportunidades

Estadisticas en el trabajo revelan que una persona puede "gastar" hasta 6 semanas al año buscando "cosas o documentos" extraviados o que no recuerda donde archivó.

Permitame recordarle la existencia de un sistema sencillo y agil para archivar y encontrar documentos rápidamente, tan facil como un "1-2-3" :

Se basa en dos ideas principales:

a) Debe funcionar tan facilmente como lo sería "aventar" cosas en su escritorio

b) Su fuerza no reside en en la forma de archivar , sino en su poder para localizar lo archivado.

Para ello necesitara los siguientes componentes:

1. 33 folders (31 de un mismo color y 2 de diferentes colores, escoga aquellos que más le agraden)


2. Un cajon o caja archivo en donde colocará los 33 folders


3. Un cesto de papeles


4. Una libreta tamaño de tamañao mediano o esquela (más chica que la denomianda profesional) y en forma francesa


5. Un lapiz y una goma y un plumón color negro

ROTULE LOS FOLDERS

Los folders debe rotularlos con el plumón negro del numero 1 al 31 (como los dias del mes) y los 2 restantes con las palabras "PARA LEER" y "PROYECTOS" . Deposite los fodlers en un cajon de escritorio con colgantes o en su defecto en una caja de carton de archivo - segun sus posibilidades -

La libreta será utilizada para rotular en cada página un dia del año " Miercoles 23 de septiembre " y debajo de la fecha puede completar con el titulo Lista de tareas prioritarias. A esta libreta le llamaremos LA LIBRETA DE LA ACCION

Este es el ciclo que debe de seguir cada documento que llegue a sus manos y que Ud debe atender como por ejemplo: Memorandums, Factura para pago, Faxes, Minutas de trabajo, documentos relacionados con proyectos, Catálogos, Material para lectura, impresiones de computadora, etc.

REGLAS

1. Nunca trate de iniciar su dia de trabajo revisando un monton de documentos que ha puesto sobre su escritorio, debe hacerlo a partir de su libreta de ACCION


2. Cada papel que no haya ido al bote de basura puede ser a) una accion pendiente de Uds o que delegará o b) inforamcion para ser archivada permanentemente

EL SISTEMA DE ACTIVACION DEL TIEMPO

La activacion del tiempo es el proceso mediante el que Ud decide que necesita hacer y cuando, de manera que tenga control y confianza en que asi será. Para ello necesitamos determinar 3 aspectos:

• QUE necesita hacer, una descripcion de la tarea


• CUANDO requeire completarlo, fecha de vencimiento


• DONDE archivará la informacion (sus 33 folders)

EJEMPLO 1:

Reciben una fax o un Email que le requieren preparar una reporte resumen de nuevos clientes contactados en los utimos 60 dias. Sabe que le tomará un par de horas hacerlo y vence la siguiente semana. No dispone de tiempo para hacerlo ahora sino hasta el proximo lunes, de manera que hará las siguientes anotaciones HOY :

En su libreta : En el dia Lunes 28 de septiembre : "Reporte de nuevos clientes para entrega el miercoles" y muy importante: el fax, la impresion del E-mail o el material que necesitará para ello lo archiva en el folder con rotulo 28 de septiembre.

EJEMPLO 2

El recibo del telefono o de la luz que debe pagar . Decida cuando quiere hacer el pago. Haga una anotacion en su LIBRETA DE ACCION en ese dia que indique " Pagar el Telefono" y archive el recibo en sus folders en el que corresponda al mismo dia que anoto en su libreta.

EJEMPLO 3

Encuentra un articulo importante que leer en el internet en una revista a la que esta suscrito . . .proceda igual que en los 2 ejemplo anteriores solo que el articulo debe archivarlo en el folder " PARA LEER"

De esta forma Ud no tendrá encima de su escritorio un monton de papeles que le distraen la vista y además provocan que quienes le visitan tengan una impresion equivocada de Ud. , al contrario siempre tendrá un escritorio vacio y libre . Lo unico que deberá hacer cada dia por la mañana será revisar su LIBRETA DE ACCION y el folder del dia correspondiente. Ahi encontrará todo lo que requiere para completar sus tareas.

Hasta la proxima . . .

El Tiempo en la escuela de sus hijos

Los padres constituimos la primera linea ofensiva , pero las escuelas también comparten la responsabilidad por modelar el concepto del tiempo en los niños. Hace muchos años en las sociedades agrícolas con escuela formal, el año escolar estaba organizado para permitir a los estudiantes tiempo libre en las temporadas de siembra y cosecha. En la sociedades industriales las escuelas se rigen por el reloj. Aunque estamos en un período post industrial las escuelas aun obedecen el tiempo del reloj.

Con muy pocas excepciones, se espera que los estudiante cumplan un horario diario. Los periodos de clase son fijos. Se amonesta a los estudiantes impuntuales Se les castiga haciéndoles quedar fuera de hora o se les recompensa con "mas tiempo de recreo". Y todos, maestros y alumnos ansían el tiempo de "ocio".

Pero cada escuela tiene una atmosfera diferente. Las escuelas marcan su propio paso y siguen el tiempo de su propio reloj. Los valores temporales impregnan una escuela y el enfoque que el maestro tienen del tiempo puede afectar profundamente la manera en que un niño absorbe y estructurar la información. El desafió para los padres , consiste en aprender "leer" esos ritmos.

¿Como podemos los padres averiguar de que manera la escuela de nuestros hijos valora el tiempo?. A continuación unas preguntas que le invito a hacerse:

1. Empecemos por preguntarnos cuales objetivos o metas se fija el municipio o estado . Preguntémonos que valor atribuye el estado al tiempo.
2. ¿Como esta dividido el horario cotidiano?
3. ¿Alguna vez se resestructuran los horarios de clase?
4. ¿La escuela es flexible para para excursiones u ocasiones especiales, o es demasiado laxa y se llega a abusar del tiempo de festejos o recreaciones?
5. Ahora hablemos directamente con el maestro(a). Preguntemos ¿como encara el tiempo y por tanto cómo lo "enseña".
6. ¿La puntualidad es fundamental?. Si un niño no ha terminado algo y es hora de pasar a otro tema, ¿como lo encara el maestro? ¿El maestro destaca que pueden regresar a determinada actividad para terminarla después?
7. ¿Y que hay del día escolar? Durante el día la forma en que se exponen las clases ¿es rígida o permite la flexibilidad?
8. ¿Se ha preguntado como se desarrollan las guias de enseñanza o programas ? Una vez que se han determinado los patrones normales del desarrollo infantil , algunas escuelas permiten una política amplia de como dictar las clases, otras siguen una política muy tradicional y ortodoxa.
9. ¿Como se siente su hijo? Los niños que planifican sus días desde la perspectiva de sus necesidades y elecciones desarrollan un fuerte sentido de la identidad y una actitud positiva ante el tiempo. Se convierten en individuos con poder.

Independientes e interconectados, los estudiantes que se rija por un tiempo equilibrado irán confiados al encuentro del futuro

Hasta la próxima . . .

Semana 1/5. "Viviendo en el ahora, Desacelerar"

Durante la practica de los siguientes consejos para esta primara semana, Usted aprenderá el poder del AHORA. Si se detiene a pensar como utiliza el tiempo verá que muchas horas de vigilia tienen una orientación prospectiva o retrospectiva.

Cuando vivimos en el ahora y estamos totalmente absortos en nuestra actividad presente, nos volvemos mas positivos y productivos. Enfrascado en el ahora, nos deslizamos sin esfuerzo hacia un lugar sin confines en el tiempo y el espacio, una dimensión atemporal donde abunda la energía y el tiempo es irrelevante. Durante estas estimulantes experiencias, de pronto comprendemos que no existe otro momento en el tiempo salvo el que está aconteciendo ahora.

¿Como generamos este estimulante poder en nuestra vida cotidiana?. Sumergiéndonos en sucesivos ahoras, descubriendo el regocijo de concentrarnos en la tarea y no en el tiempo. No solo se sumergirá en el momento, sino que se transformará en el momento.

En el sentido más practico los ahoras son los "Momentos Clave" del día. Son los cohetes que desplegamos para atravesar el tiempo y el espacio mientras modificamos nuestra actitud hacia el tiempo. Al concentrarnos en esos momentos clave, al "vernos" a nosotros mismos realizando las actividades mas importantes sin los limites del reloj, dejamos de concentrarnos en el tiempo para concentrarnos en la actividad.

La creación de ahoras intencionales

Comencemos por alterar el enfoque del tiempo. Disponga de 15 minutos por la mañana temprano (preferiblemente poco después de levantarse) y también por la noche (preferiblemente antes de acostarse). Escoja un sitio relajado y asegurese de que no será interrumpido. Para muchas personas la visualización funciona mejor si están sentadas en un sillón cómodo con ambos pies en el piso y la columna vertebral fija y equilibrada.

Se comienza el ejercicio con relajación visual. Si Ud. tiene alguna otra técnica de relajación profunda úsela. De lo contrario siga este simple procedimiento.

• Cierre los ojos y relájese. Visualice el numero 5. una vez que se concentre en el número, deje que se disipe. Luego invóquelo de nuevo. Déjelo esfumare invoque el numero 5 dos veces mas.
• Repita este proceso con los números 4,3,2 y 1.
• Una vez que haya visualizado el numero 1, véase de pie frente a ese 1. Ahora siente como su cuerpo absorbe el 1.
• Experimente este sentimiento con el mayor detalle posible. Imagine el 1 desplazándose por su cuerpo y desapareciendo despacio hasta que solo quede la visión de Ud.
• Si aun no se siente relajado repita este ejercicio.
  

Una vez relajado estará preparado para comenzar a identificar los ahoras del día.

1. Cree una imagen visual de los "Momentos Clave (MC)" del día (para el ejercicio de la mañana) tal como Ud. los desea.
2. Durante los 3 primeros días de esta semana, seleccione un "MC" para concentrarse en él. Más adelante hallará que puede visualizar 2 o más escenas durante cada sesión. Imagínese absorto en esa actividad sin tener en cuenta el reloj, Cuando se vea completando una venta, un informe, leyendo el libro que aun no termina, note cuan agradable es no sentir la presión del reloj.
3. Despéjese la mente y relájese. Inhale profundamente, exhalando despacio.
4. Concéntrese nuevamente en la imagen. Una vez mas observe la sensación positiva de estar absorto en la actividad. Sienta cuan natural resulta estar libre del tiempo mecánico.
5. Mientras se concentra en su ahora atemporal intencional, infunda a esa imagen energía positiva con una afirmación. Vea esos MC como si ya estuvieran ocurriendo. Diga "Hoy me permito experimentar horas atemporales"

Repita este ejercicio por la noche, visualizando los MC del día siguiente.

Cuando esta imagen de cumplir con los MC aparezca durante el día, reconózcala. Concéntrese en la experiencia, pero siempre con ligereza y soltura. No fuerce las cosas, déjelas ocurrir vea ese ahora ocurriendo tal como Ud. lo desea.

Si siente que se desvía, existen 14 ideas más que le podrán servir como recordatorio para conducirlo de vuelta al ahora. Solicítemelas vía E-mail a sergiotrujeque@msn.com

Hasta al próxima semana . . . en la que hablaremos de cómo buscar el equilibrio interior.