¿Problemas con el orden en su escritorio?

Segun el genio Albert Einstein 3 reglas importantes existen en el trabajo:

1. Sin confusión, encontraras simplicidad


2. sin discordia, armonía


3. Y en medio de las dificultades las oportunidades

Estadisticas en el trabajo revelan que una persona puede "gastar" hasta 6 semanas al año buscando "cosas o documentos" extraviados o que no recuerda donde archivó.

Permitame recordarle la existencia de un sistema sencillo y agil para archivar y encontrar documentos rápidamente, tan facil como un "1-2-3" :

Se basa en dos ideas principales:

a) Debe funcionar tan facilmente como lo sería "aventar" cosas en su escritorio

b) Su fuerza no reside en en la forma de archivar , sino en su poder para localizar lo archivado.

Para ello necesitara los siguientes componentes:

1. 33 folders (31 de un mismo color y 2 de diferentes colores, escoga aquellos que más le agraden)


2. Un cajon o caja archivo en donde colocará los 33 folders


3. Un cesto de papeles


4. Una libreta tamaño de tamañao mediano o esquela (más chica que la denomianda profesional) y en forma francesa


5. Un lapiz y una goma y un plumón color negro

ROTULE LOS FOLDERS

Los folders debe rotularlos con el plumón negro del numero 1 al 31 (como los dias del mes) y los 2 restantes con las palabras "PARA LEER" y "PROYECTOS" . Deposite los fodlers en un cajon de escritorio con colgantes o en su defecto en una caja de carton de archivo - segun sus posibilidades -

La libreta será utilizada para rotular en cada página un dia del año " Miercoles 23 de septiembre " y debajo de la fecha puede completar con el titulo Lista de tareas prioritarias. A esta libreta le llamaremos LA LIBRETA DE LA ACCION

Este es el ciclo que debe de seguir cada documento que llegue a sus manos y que Ud debe atender como por ejemplo: Memorandums, Factura para pago, Faxes, Minutas de trabajo, documentos relacionados con proyectos, Catálogos, Material para lectura, impresiones de computadora, etc.

REGLAS

1. Nunca trate de iniciar su dia de trabajo revisando un monton de documentos que ha puesto sobre su escritorio, debe hacerlo a partir de su libreta de ACCION


2. Cada papel que no haya ido al bote de basura puede ser a) una accion pendiente de Uds o que delegará o b) inforamcion para ser archivada permanentemente

EL SISTEMA DE ACTIVACION DEL TIEMPO

La activacion del tiempo es el proceso mediante el que Ud decide que necesita hacer y cuando, de manera que tenga control y confianza en que asi será. Para ello necesitamos determinar 3 aspectos:

• QUE necesita hacer, una descripcion de la tarea


• CUANDO requeire completarlo, fecha de vencimiento


• DONDE archivará la informacion (sus 33 folders)

EJEMPLO 1:

Reciben una fax o un Email que le requieren preparar una reporte resumen de nuevos clientes contactados en los utimos 60 dias. Sabe que le tomará un par de horas hacerlo y vence la siguiente semana. No dispone de tiempo para hacerlo ahora sino hasta el proximo lunes, de manera que hará las siguientes anotaciones HOY :

En su libreta : En el dia Lunes 28 de septiembre : "Reporte de nuevos clientes para entrega el miercoles" y muy importante: el fax, la impresion del E-mail o el material que necesitará para ello lo archiva en el folder con rotulo 28 de septiembre.

EJEMPLO 2

El recibo del telefono o de la luz que debe pagar . Decida cuando quiere hacer el pago. Haga una anotacion en su LIBRETA DE ACCION en ese dia que indique " Pagar el Telefono" y archive el recibo en sus folders en el que corresponda al mismo dia que anoto en su libreta.

EJEMPLO 3

Encuentra un articulo importante que leer en el internet en una revista a la que esta suscrito . . .proceda igual que en los 2 ejemplo anteriores solo que el articulo debe archivarlo en el folder " PARA LEER"

De esta forma Ud no tendrá encima de su escritorio un monton de papeles que le distraen la vista y además provocan que quienes le visitan tengan una impresion equivocada de Ud. , al contrario siempre tendrá un escritorio vacio y libre . Lo unico que deberá hacer cada dia por la mañana será revisar su LIBRETA DE ACCION y el folder del dia correspondiente. Ahi encontrará todo lo que requiere para completar sus tareas.

Hasta la proxima . . .

El Tiempo en la escuela de sus hijos

Los padres constituimos la primera linea ofensiva , pero las escuelas también comparten la responsabilidad por modelar el concepto del tiempo en los niños. Hace muchos años en las sociedades agrícolas con escuela formal, el año escolar estaba organizado para permitir a los estudiantes tiempo libre en las temporadas de siembra y cosecha. En la sociedades industriales las escuelas se rigen por el reloj. Aunque estamos en un período post industrial las escuelas aun obedecen el tiempo del reloj.

Con muy pocas excepciones, se espera que los estudiante cumplan un horario diario. Los periodos de clase son fijos. Se amonesta a los estudiantes impuntuales Se les castiga haciéndoles quedar fuera de hora o se les recompensa con "mas tiempo de recreo". Y todos, maestros y alumnos ansían el tiempo de "ocio".

Pero cada escuela tiene una atmosfera diferente. Las escuelas marcan su propio paso y siguen el tiempo de su propio reloj. Los valores temporales impregnan una escuela y el enfoque que el maestro tienen del tiempo puede afectar profundamente la manera en que un niño absorbe y estructurar la información. El desafió para los padres , consiste en aprender "leer" esos ritmos.

¿Como podemos los padres averiguar de que manera la escuela de nuestros hijos valora el tiempo?. A continuación unas preguntas que le invito a hacerse:

1. Empecemos por preguntarnos cuales objetivos o metas se fija el municipio o estado . Preguntémonos que valor atribuye el estado al tiempo.
2. ¿Como esta dividido el horario cotidiano?
3. ¿Alguna vez se resestructuran los horarios de clase?
4. ¿La escuela es flexible para para excursiones u ocasiones especiales, o es demasiado laxa y se llega a abusar del tiempo de festejos o recreaciones?
5. Ahora hablemos directamente con el maestro(a). Preguntemos ¿como encara el tiempo y por tanto cómo lo "enseña".
6. ¿La puntualidad es fundamental?. Si un niño no ha terminado algo y es hora de pasar a otro tema, ¿como lo encara el maestro? ¿El maestro destaca que pueden regresar a determinada actividad para terminarla después?
7. ¿Y que hay del día escolar? Durante el día la forma en que se exponen las clases ¿es rígida o permite la flexibilidad?
8. ¿Se ha preguntado como se desarrollan las guias de enseñanza o programas ? Una vez que se han determinado los patrones normales del desarrollo infantil , algunas escuelas permiten una política amplia de como dictar las clases, otras siguen una política muy tradicional y ortodoxa.
9. ¿Como se siente su hijo? Los niños que planifican sus días desde la perspectiva de sus necesidades y elecciones desarrollan un fuerte sentido de la identidad y una actitud positiva ante el tiempo. Se convierten en individuos con poder.

Independientes e interconectados, los estudiantes que se rija por un tiempo equilibrado irán confiados al encuentro del futuro

Hasta la próxima . . .