5 formas de liberar espacio en tu Unidad Mental

Le ha sucedido que durante una junta de trabajo encuentre ¿personas que no toman notas escritas de los acuerdos a los que se esta lllegando? . . . confian demasiado en su mente, pero ¿que pasaria si la perdieran?. Es dificil perderla como tal , pero sí es muy comun obtener con mas frecuencia un síntoma de "Memoria llena". Y a lo decía Albert Einstein ... ¿Para que molestarse en memorizar algo que es facilmente accesible?.

Dado que la computadora es la más cercana analogía a la maravilla del Cerebro humano, podemos aplicar algunas soluciones al problema, sin mebargo hay que entenderlo completamente cómo se genera éste.

1. Una computadora saturada
   Envía mensajes de error
   Corre lentamente
   Le toma más tiempo procesar tareas e información
   Se congela
   “Crash”
2. Un Cerebro saturado
   Comete errores
   Olvida hacer algo
   Las cosas “parecen escaparse de las manos”
   Se alenta
   Se vuelve poco creativo
   Se vuelve muy improductivo
   Posterga
   Se conduce indeciso
   Se enferma
   Cuerpo estresado, insomnio, depresión en algunos casos
   

Solucion 1. Reiniciar,

En su computador es facil y muy socorrido el recurso de apágala y vuelvela a encender. Esta tecnica a veces funciona con los humanos, tome se un descanso, de un paseo corto, localize un lugar diferente para trabajar. Si esta experimentando un "bloqueo mental" puede ser tiempo de tomar unas vacaciones.

Solucion 2. Borre archivos innecesarios,

En su computador puede eliminar todos aquellos archivos que consumen espacio innecesariamente; ¿que tal toda aquella inforamcion que Ud no anota y con frecuencia lamacena para que su memoria lo recuerde con posterioridad?, o aquellas actividades que en verdad no quiere hacer pero que por compromiso no ha decidido descir "NO". Hágase un favor y eliminelas de una vez por todas.

Solucion 3 Llame al servicio de apoyo o Help Desk

Cuando tiene un problema mayor con su computadora , puede llamar al soporte técnico. Lo mismo aplica con el caso humano: DELEGUE

Solucion 4 Download o descarga mental

Aquellos archivos que Ud si necesita pero que estan ocupando espacio en su disco duro pueden ser respaldados en otra unidad de almacenamiento, bien lo mismo sucede con todos sus pendientes, informacion y comunicacion. Tomese 30 minutos y haga una lista completa de todos sus pendientes sin importar el orden, escriba, escriba, escriba. Despues de un tiempo pensará que ha descargado totalmente todo lo que tenia en su mente, ero no es asi, continue escribiendo y recordando no importa si los asuntos son extremadamente opuestos en importancia.

Solucion 5 Defragmente, es decir re-acomode su informacion

Organice los pendientes por categoria, ¡no por fecha de vencimiento!, por ejemplo, proyectos laborales, pendeintes del hogar, etc. Despues ponga las cosas en perspectiva y priorize.

Si desea algun otro consejo o conocer una herrmienta especializada para desarrollar estas tareas, visite www.time.system.com.mx o llame al (222)2377802 en Puebla, México.

Controle una reunion de trabajo

Parece sencillo, pero es un arte

1. Cuando acuerde la reunion asegurese de que : a) Los convocados estan informados y han aceptado la fecha y hora, b) Acuerde que información debe de llevarse preparada, leida o para discutir c) Cuenta con los datos de contacto de todas las personas que asistiran en caso de que deba de comunicar algun cambio.
2. De ser factible contacte unas horas antes a las personas clave para confirmarla y además para saber si alguien está retrasado o estará ausente.
3. Antes de la junta, asegurense de que a) tiene una lista de puntos a tratar y de ser posible puede distribuir un ejemplar a cada persona b) sabe quien tomara notas de los acuerdos y si lo debe hacer Ud mismo, tenga preparado un formato que le permita anotar ACUERDOS, FECHA y RESPONSABLE c) Grabe un mensaje en su telefono celular para que mientras está apagado quien le llame pueda dejar un mensaje con la seguridad de que Ud se reportará al concluir su junta. INVITE A TODOS LOS PARTICIPANTES A QUE HAGAN LO MISMO. Si esto no es posible y la junta es con personas de alto nivel ejecutivo trate de proporcionar un servicio secretarial que conteste los telefonos y tome notas que entregue durante el receso.
4. Inicie la reunión puntualmente. Si su reunion es en una sala de juntas prevea que tiene un reloj y de ser posible un cronometro con alarma para poder controlar el tiempo de cada punto discutido. Si alguien se retrasa, evite hacer un resumen a la gente que llega resagada.
5. Todos tienen oportunidad de hablar, pero no necesariamente esto significa que las interrupciones se permitan al azar.
6. Permita la discusión , quien controla la junta debe aceptar compromisos de los participantes, pero si dese mantener dicho control asegurese de que no se exalten los ánimos
7. Llegue a conclusiones, éstas deben ser claras y concisas y contener a) un responsable, b) una fecha de notificación de acuerdos, c) la forma de comunicar esa tarea. Evite hacer comentarios sobre puntos ya acordados.
8. Haga que la alarma suene 10 0 15 minutos antes de que el tiempo concluya. Si la reunion toma mas de 1 hora 30 minutos en promedio, asegurese de que alguien los interrumpa urgentemente.
9. Distribuya la lista de acuerdos Si esta a su alcance entregue una copia firmada de los acuerdos al concluir la reunion o en caso contrario entreguela via Email o por algún otro medio dentro de las 24 horas siguientes y confirme que ha sido recibida.
10. Reserve un tiempo para seguimiento DEntro de las 72 horas de la junta - si esto es posible - trate de agendar entre 15 minutos y 30 para dar seguimiento a los acuerdos ya sea via E-Mail, telefónica o en persona. Y REGISTRE LOS AVANCES QUE LE REPORTEN LOS INVOLUCRADOS.