Con frecuencia las organiazaciones y las personas planteamos por diversas razones "Procesos de Cambio" ya sea para salir de alguna problemática que nos está afectando o para alcanzar alguna o varias metas ya sea personales u organizacionales. Es deseable que en para llevar a cabo tales procesos se desarrollen Planes o Programas que normalmente incluyen ¿Que hacer?, ¿Quien lo hará ? y ¿Cuanto costará? . . . y alguno que otro ¿Para cuando deberá estar concluido ?; sin embargo este ultimo factor , el del tiempo tiende a considerarse solo como una fecha final.
Cuenta una leyenda Europea que en tiempos de los Vikingos existió una batalla en la que sus navíos fueron quemados por el enemigo en una emboscada . El Rey al enterarse de la situación convoco a su Consejo para analizar la situación de Emergencia y hacer los decretos necesarios para que su fuerza naval volviera a ser la más poderosa de todo su entorno. El Consejo de hombres reunidos se sintió confiado en poder hacerlos pues tenían a los hombres, el conocimiento y todo el apoyo del Rey para lograrlo. Un consenso general fue que deberian de construir además nuevos navíos y en esta ocasión los más fuertes para hacerlos invencibles.
El Rey preguntó de cuales deberian ser las características de los navíos y alguien dijo que deberians ser hechos de Roble, la madera más resistente. Inmediatemente el Rey ordenpo la construccion y adempas expidió un decreto de aplicacion inmediata para que todos los pobladores plantaran un roble y pudieran tener suficiente mataria prima. El Tiempo empezó a transcurrir y el Plan no logró llevarse a cabo porque los Robles no maduran en menos d 25 o 30 años. "En este caso el Plan era óptimo pero el factor tiepo no fue medido adecuadamente ."
A continuacion algunos consejos prácticos para que Ud considere si el Tiempo lo esta manejando optimamente en su Plan:
- Su Plan debe ser como una pirámide las Metas deben estar estructuradas en Proyectos y estos a su vez en Etapas y dentro de cada etapa habrá actividades que consumen tiempo. Asegurese de poder establecer un sistema que le indique si cada actividad se encuentra a tiempo o retrasada.
- Tenga mucho cuidado con las actividades que no puede establecer un dia y hora para hacerlas y que solo puede estimar la fecha final en la que deben de estar concluidas. Esas actividades nunca podrá darles seguimiento en una Agenda convencional ... piense bien en ¿cómo las controlará?
- Si su Plan involucra a más personas y todas ellas tienen responsabilidad de ejecución de diversas tareas, considere la posibilidad de que Ud no sea ejecutor, la sola tarea de coordinar a los demás ya es un gran reto que le consumirá horas y horas.
- Investigue, lea y practique mucho sobre la "Delegación" . Es un arte dificil de dominar y requiere conocer muy profundamente las capacidades de quien lo acompaña en su Proyecto. Delegar debe ser una herramienta para multiplicar el tiempo no para fraccionarlo
- Trate de conocer mucho más a cada persona, hoy existen herramientas que le permiten medir no solo sus habilidades y aptitudes, sino los Talentos con los que nacieron. Si los descubre podrá establecer un equipo de alto desempeño que ahorrara horas y dias completos .
- ¡Cuidado con las juntas de seguimiento de su Proyecto! Si las reuniones se convierten en espacios en los que se va a justificar el porque no se han hecho las cosas iran perdiendo efectividad y desperdiciará su tiempo y el de los demás. No espere hasta las reuniones para saber los avances de las personas .
- Recuerde que es mejor la más Pálida tinta que la más brillante memoria. Deje huella de las comunicaciones, los acuerdos y las responsabilidades. Y trate de que todos los involucrados usen el mismo sistema para reportar sus avances de forma tal que si debe reemplazar a un colaborador, no pierda tiempo en recopilar la información de todo lo que esta persona controlaba
Hasta la próxima
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