¿Problemas con el orden en su escritorio?

Segun el genio Albert Einstein 3 reglas importantes existen en el trabajo:

1. Sin confusión, encontraras simplicidad


2. sin discordia, armonía


3. Y en medio de las dificultades las oportunidades

Estadisticas en el trabajo revelan que una persona puede "gastar" hasta 6 semanas al año buscando "cosas o documentos" extraviados o que no recuerda donde archivó.

Permitame recordarle la existencia de un sistema sencillo y agil para archivar y encontrar documentos rápidamente, tan facil como un "1-2-3" :

Se basa en dos ideas principales:

a) Debe funcionar tan facilmente como lo sería "aventar" cosas en su escritorio

b) Su fuerza no reside en en la forma de archivar , sino en su poder para localizar lo archivado.

Para ello necesitara los siguientes componentes:

1. 33 folders (31 de un mismo color y 2 de diferentes colores, escoga aquellos que más le agraden)


2. Un cajon o caja archivo en donde colocará los 33 folders


3. Un cesto de papeles


4. Una libreta tamaño de tamañao mediano o esquela (más chica que la denomianda profesional) y en forma francesa


5. Un lapiz y una goma y un plumón color negro

ROTULE LOS FOLDERS

Los folders debe rotularlos con el plumón negro del numero 1 al 31 (como los dias del mes) y los 2 restantes con las palabras "PARA LEER" y "PROYECTOS" . Deposite los fodlers en un cajon de escritorio con colgantes o en su defecto en una caja de carton de archivo - segun sus posibilidades -

La libreta será utilizada para rotular en cada página un dia del año " Miercoles 23 de septiembre " y debajo de la fecha puede completar con el titulo Lista de tareas prioritarias. A esta libreta le llamaremos LA LIBRETA DE LA ACCION

Este es el ciclo que debe de seguir cada documento que llegue a sus manos y que Ud debe atender como por ejemplo: Memorandums, Factura para pago, Faxes, Minutas de trabajo, documentos relacionados con proyectos, Catálogos, Material para lectura, impresiones de computadora, etc.

REGLAS

1. Nunca trate de iniciar su dia de trabajo revisando un monton de documentos que ha puesto sobre su escritorio, debe hacerlo a partir de su libreta de ACCION


2. Cada papel que no haya ido al bote de basura puede ser a) una accion pendiente de Uds o que delegará o b) inforamcion para ser archivada permanentemente

EL SISTEMA DE ACTIVACION DEL TIEMPO

La activacion del tiempo es el proceso mediante el que Ud decide que necesita hacer y cuando, de manera que tenga control y confianza en que asi será. Para ello necesitamos determinar 3 aspectos:

• QUE necesita hacer, una descripcion de la tarea


• CUANDO requeire completarlo, fecha de vencimiento


• DONDE archivará la informacion (sus 33 folders)

EJEMPLO 1:

Reciben una fax o un Email que le requieren preparar una reporte resumen de nuevos clientes contactados en los utimos 60 dias. Sabe que le tomará un par de horas hacerlo y vence la siguiente semana. No dispone de tiempo para hacerlo ahora sino hasta el proximo lunes, de manera que hará las siguientes anotaciones HOY :

En su libreta : En el dia Lunes 28 de septiembre : "Reporte de nuevos clientes para entrega el miercoles" y muy importante: el fax, la impresion del E-mail o el material que necesitará para ello lo archiva en el folder con rotulo 28 de septiembre.

EJEMPLO 2

El recibo del telefono o de la luz que debe pagar . Decida cuando quiere hacer el pago. Haga una anotacion en su LIBRETA DE ACCION en ese dia que indique " Pagar el Telefono" y archive el recibo en sus folders en el que corresponda al mismo dia que anoto en su libreta.

EJEMPLO 3

Encuentra un articulo importante que leer en el internet en una revista a la que esta suscrito . . .proceda igual que en los 2 ejemplo anteriores solo que el articulo debe archivarlo en el folder " PARA LEER"

De esta forma Ud no tendrá encima de su escritorio un monton de papeles que le distraen la vista y además provocan que quienes le visitan tengan una impresion equivocada de Ud. , al contrario siempre tendrá un escritorio vacio y libre . Lo unico que deberá hacer cada dia por la mañana será revisar su LIBRETA DE ACCION y el folder del dia correspondiente. Ahi encontrará todo lo que requiere para completar sus tareas.

Hasta la proxima . . .