Controle una reunion de trabajo

Parece sencillo, pero es un arte

1. Cuando acuerde la reunion asegurese de que : a) Los convocados estan informados y han aceptado la fecha y hora, b) Acuerde que información debe de llevarse preparada, leida o para discutir c) Cuenta con los datos de contacto de todas las personas que asistiran en caso de que deba de comunicar algun cambio.
2. De ser factible contacte unas horas antes a las personas clave para confirmarla y además para saber si alguien está retrasado o estará ausente.
3. Antes de la junta, asegurense de que a) tiene una lista de puntos a tratar y de ser posible puede distribuir un ejemplar a cada persona b) sabe quien tomara notas de los acuerdos y si lo debe hacer Ud mismo, tenga preparado un formato que le permita anotar ACUERDOS, FECHA y RESPONSABLE c) Grabe un mensaje en su telefono celular para que mientras está apagado quien le llame pueda dejar un mensaje con la seguridad de que Ud se reportará al concluir su junta. INVITE A TODOS LOS PARTICIPANTES A QUE HAGAN LO MISMO. Si esto no es posible y la junta es con personas de alto nivel ejecutivo trate de proporcionar un servicio secretarial que conteste los telefonos y tome notas que entregue durante el receso.
4. Inicie la reunión puntualmente. Si su reunion es en una sala de juntas prevea que tiene un reloj y de ser posible un cronometro con alarma para poder controlar el tiempo de cada punto discutido. Si alguien se retrasa, evite hacer un resumen a la gente que llega resagada.
5. Todos tienen oportunidad de hablar, pero no necesariamente esto significa que las interrupciones se permitan al azar.
6. Permita la discusión , quien controla la junta debe aceptar compromisos de los participantes, pero si dese mantener dicho control asegurese de que no se exalten los ánimos
7. Llegue a conclusiones, éstas deben ser claras y concisas y contener a) un responsable, b) una fecha de notificación de acuerdos, c) la forma de comunicar esa tarea. Evite hacer comentarios sobre puntos ya acordados.
8. Haga que la alarma suene 10 0 15 minutos antes de que el tiempo concluya. Si la reunion toma mas de 1 hora 30 minutos en promedio, asegurese de que alguien los interrumpa urgentemente.
9. Distribuya la lista de acuerdos Si esta a su alcance entregue una copia firmada de los acuerdos al concluir la reunion o en caso contrario entreguela via Email o por algún otro medio dentro de las 24 horas siguientes y confirme que ha sido recibida.
10. Reserve un tiempo para seguimiento DEntro de las 72 horas de la junta - si esto es posible - trate de agendar entre 15 minutos y 30 para dar seguimiento a los acuerdos ya sea via E-Mail, telefónica o en persona. Y REGISTRE LOS AVANCES QUE LE REPORTEN LOS INVOLUCRADOS.